Mađarski liječnik Ignaz Semmelweis otkrio je 1847. da se smrtnost rodilja nakon poroda može smanjiti 10 puta ako liječnici dezinficiraju ruke između tretiranja 2 pacijenta.
Unatoč empirijskim dokazima, a danas bismo rekli i zdravom razumu, njegove kolege doktori odbili su njegovu teoriju. Neki od njih čak s nevjerojatnim argumentima – ruke pravog džentlmena ne mogu prenositi bolesti….
Semmelweis je na kraju doživio nervni slom te je i umro prisilno zatvoren u ludnicu.
Na osnovu njegove tužne priče nastala je metafora Semmelweis refleks koja kaže da su ljudi skloni odbaciti nova znanja i/ili dokaze ako se kose s njihovim uvjerenjima, normama i paradigmama.
Rad od kuće je jedan od primjera Semmelweis refleksa – unatoč brojnim dokazima da postoji više dobrih nego loših strana, tek nas je pandemija natjerala da racionalno sagledamo njegove benefite.
Promosapiens već gotovo 5 godina funkcionira kao remote working agencija i na samim počecima osjećali smo se kao Ignaz Semmelweis. Najčešći komentari su bili da ne izgledamo profesionalno i da ostavljamo dojam da nemamo ni novaca za ured; nijedno od navedenog nije bila istina.
Naše iskustvo, mane i prednosti rada od kuće, opisao sam u blogu “Remote working iz prve ruke”.
Danas kompanije čak i rade PR objave hvaleći svoju progresivnost i agilnost jer su omogućile zaposlenicima rad od kuće.
Unatoč kritikama koje smo prošli na početku, drago mi je da priča ipak ima sretan završetak. No rad od kuće nije riješio problem koji još uvijek najviše pogađa većinu kompanija – optimizacija vremena….
NAJVAŽNIJI RESURS NA SVIJETU
Uzmite najboljeg, najlojalnijeg radnika na svijetu i unatoč najboljoj volji i angažmanu, ne postoji način da odradi 25 sati dnevno, osim ako niste pronašli način da putuje kroz vrijeme.
Vrijeme je jedini resurs koji ne možemo vratiti nazad….
Iz tog razloga, vrijeme je i najbitniji resurs svake kompanije.
Čak i ako ste se prebacili na remote working, postoji velika šansa da i dalje gubite dragocjene radne sate.
U idealnom scenariju, svaki radnik će mjesečno odraditi 160 radnih sati (uključena i pauza za ručak). Ti scenariji su vrlo rijetki, možda i nikad viđeni. Neka istraživanja pokazuju da je vrlo dobro “prolazno vrijeme” ako je radnik efikasan mjesečno 120 sati. Dakle, dobit će plaću za 160 radnih sati, a odraditi 120.
GDJE JE ZAPELO?
Kao što sam podijelio naše iskustvo testiranja rada od kuće i kako smo uspjeli podići produktivnost, zadovoljstvo zaposlenika i bolji balans privatnog i poslovnog života, nadam se da će vam biti korisne i ove analize i eksperimenti koje smo provodili po pitanju optimizacije vremena. Ovo nije kompletna lista svih izazova već onih koji su vezani uz vrijeme i koji su najčešći problem koji možemo vidjeti u biznisu.
01) sastanak koji je mogao biti poziv? Ili nijedno?
Čak i ako umjesto sastanka imate video pozive, koliko se dobro pripremate za taj sastanak/poziv? Vrlo često se tema sastanka razrađuje tek na samom pozivu, a jedino što imamo prije sastanka je naziv u kalendaru tipa “Planiranje kampanje X”.
Ovo je jedan od najvećih kradljivaca vremena jer bi sastanak trebao imati vrlo jasno definiran plan. Ako je vaš argument “ali meni ti sastanci služe za brainstorming”, ne zaboravite da je grupni brainstorming ista situacija kao i kad nekoliko ljudi zajedno pokušava složiti jednu Rubikovu kocku. Bolji način brainstorminga je da svatko brainstorma za sebe, napiše ideje u zajednički dokument, svi pogledaju dokument i onda na sastanku samo odaberu koja ideja ide u realizaciju.
Također, trebate se zapitati jesu li svi ljudi koji su uključeni u sastanak uistinu trebali biti na njemu? Možda netko ima samo 1% utjecaja na projekt, ali vama se učinilo lakše pozvati ga na sastanak. Prije nego to učinite, pokušajte izračunati koliko košta radni sat svake osobe koja će provesti tih sat-dva na sastanku; dobit ćete vrlo jasnu sliku koliko je zapravo skup svaki sastanak. Vama je to možda 1 sat, ali ako imate 5 ljudi na sastanku, to je 5 potrošenih radnih sati.
Bit ću iskren, vrlo često izbjegavam sastanke kod kojih poziv glasi: “Jel se možemo naći da malo popričamo?”
Koja je tema o kojoj ćemo pričati? Što se očekuje od mene?
Vožnja do mjesta sastanka, sastanak, vožnja kući – sve su to dragocjeni sati koje se moglo uštedjeti da je u jednom pozivu izrečeno sljedeće: “Radimo kampanju, treba nam pomoć vezano uz XY, imamo budžet od cca X tisuća novaca i htjeli bismo čuti što vi smatrate najboljom strategijom.” Možda sam mogao odmah u telefonskom pozivu reći da plan nije izvediv i uštedjeti vrijeme i sebi i sugovorniku.
02) kako planirate dan?
Vrlo često to-do lista većine zaposlenika izgleda ovako:
- Taskovi koje ja moram riješiti
- Taskovi koje netko drugi mora riješiti, a ja trebam informaciju
Ovo je jedna od najčešćih grešaka kad je produktivnost u pitanju. Da, najlakše je prvo riješiti sve svoje taskove pa onda delegirati ostalima kad je vaša to-do lista prazna, ali to je potpuno pogrešan način rada.
Prva stvar koju trebate napraviti ujutro kad počne vaš radni dan jest da pošaljete sve zahtjeve ljudima koji su vam dužni dostaviti određene informacije bez kojih vi ne možete završiti svoj task.
Zašto je to bitno?
Ako pošaljete sve zahtjeve ujutro, postoji šansa da isti dan dobijete odgovor.
Ako ste prvo odlučili ujutro riješiti svoje taskove pa nakon toga poslati sve zahtjeve drugim kolegama ili klijentima, to će se vjerojatno dogoditi tek poslijepodne i u najboljem slučaju odgovor ćete dobiti tek idući dan.
I tu se pojavljuje dodatni problem – što ako odgovor, koji već kasni cijeli jedan dan, nije onaj koji ste tražili? Priča opet kreće ispočetka…
03) messenger ili mail?
Nikad nisam bio ljubitelj tipkanja poruka, ali sam svjestan da je to moj subjektivni dojam.
Također, svjestan sam da dosta poslovnjaka sad voli komunicirati putem poruka jer tu komunikaciju koriste u privatnom životu. Messengeri su vrlo intuitivni, poruke odlaze instantno, možete odmah vidjeti jel osoba primila i pročitala poruku; sve su to prednosti messengera.
Ali, čak i ako maknemo moj subjektivni dojam, ostaje jedna bitna činjenica – brzina tipkanja.
Da, znam da postoje i desktop aplikacije različitih messengera, njih najviše i koristim, ali velik broj ljudi primarno koristi smartphone kao sredstvo komunikacije.
Tinejdžeri su u svojoj vještini tipkanja s dva prsta već gotovo dosegli prosječnu brzinu tipkanja na tipkovnici (cca 40 riječi u minuti), ali većina ljudi u biznisu nisu tinejdžeri. Npr. ljudi u 40-tima tipkaju na mobilnom uređaju cca 29 riječi u minuti.
Dakle, na mobilnim uređajima, čak i sad kad smo se već svi uhodali, cca 25% smo sporiji nego na tipkovnici. Dodatno, na tipkovnici imamo mogućnost značajno povećati brzinu tipkanja bilo kojim typing softverom koji je danas dostupan.
Za potrebe ovog bloga maloprije sam testirao svoju brzinu tipkanja na tipkovnici i ona iznosi 68 riječi u minuti. Vjerujem da može i bolje kad ne znam da se moja brzina mjeri.
Dodatni problem messengera je i veličina ekrana i preglednost poruka.
Dakle, uz minimalno 25% više vremena koje ćete potrošiti na tipkanje, postoji i veća vjerojatnost ljudske pogreške, tj. da se bitna informacija izgubi u šumi razlomljenih poruka, pogotovo kroz više dana komunikacije.
Na kraju, ne zaboravimo koliko informacija možemo razmijeniti u npr. 2 minute putem messengera ili putem telefona. Razgovor koji bi trajao cca 20 sekundi u telefonskom pozivu, na porukama može izgledati ovako:
00:00 Hej….
00:25 Hej….
00:35 Imaš li možda onaj dokument koji je slao klijent jučer?
00:45 Koji? Onaj u kojem su budžeti?
00:50 Da, taj…
01:00 Imam, na driveu je. Da ti ga pošaljem?
01:10 Može, thnx…
Nadam se da će vam ovi primjeri pomoći da bolje optimizirate svoje vrijeme i ne zaboravite riječi Williama Penna:
Vrijeme je ono što želimo najviše, a koristimo najgore…
Specijalist za bihevioralni marketing, Google Growth Engine ambasador za Adria regiju te osnivač i direktor Promosapiensa. Dalibor je i redoviti predavač na regionalnim i međunarodnim konferencijama: Shopper Brain (Nizozemska), Dubai Lynx (UAE), Euroshop (Germany), Family Thinking Marketing Forum (Poland), Branding Conference (BiH), MEKST (Srbija), HOW Festival (Hrvatska) i mnogim drugima… Njegova predavanja s praktičnim primjerima bihevioralnog marketinga redovito su među najbolje ocijenjenim predavanjima od strane publike.