PRAVILNIK O OBRADI I ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

U postupku obrade osobnih podataka i zaštite pojedinaca u pogledu obrade osobnih podataka i pravila povezana sa slobodnim kretanjem osobnih PROMOSAPIENS d.o.o.(u daljnjem tekstu: PROMOSAPIENS d.o.o.) je obveznik primjene Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (u daljem tekstu: Opća uredba).

Članak 2.

PROMOSAPIENS d.o.o. je sukladno čl. 4. Opće uredbe voditelj obrade osobnih podataka koji sam ili zajedno s drugima određuje svrhu i sredstva obrade osobnih podataka u skladu s nacionalnim zakonodavstvom ili pravom EU.

Članak 3.

U skladu sa Općom uredbom o zaštiti podataka pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:

• „osobni podatak“ označava sve podatke koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca
• „obrada” znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje
• „sustav pohrane” znači svaki strukturirani skup osobnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijima, bilo da su centralizirani, decentralizirani ili raspršeni na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi
• „voditelj obrade” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka; kada su svrhe i sredstva takve obrade utvrđeni pravom Unije ili pravom države članice, voditelj obrade ili posebni kriteriji za njegovo imenovanje mogu se predvidjeti pravom Unije ili pravom države članice;
• „primatelj” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana.
• „treća strana” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade
• „privola” ispitanika znači svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose;
• „povreda osobnih podataka” znači kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani
• „pseudonimizacija” znači obrada osobnih podataka na način da se osobni podaci više ne mogu pripisati određenom ispitaniku bez uporabe dodatnih informacija, pod uvjetom da se takve dodatne informacije drže odvojeno te da podliježu tehničkim i organizacijskim mjerama kako bi se osiguralo da se osobni podaci ne mogu pripisati pojedincu čiji je identitet utvrđen ili se
  može utvrditi

Članak 4.

PROMOSAPIENS d.o.o. osobne podatke obrađuje zakonito, pošteno i transparentno.

PROMOSAPIENS d.o.o. obrađuje samo primjerene i relevantne osobne podatke i to isključivo u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne obrađuju na način koji nije u skladu s tim svrhama.

Osobne podatke koje PROMOSAPIENS d.o.o. obrađuje su točni te se po potrebi ažuriraju. Oni podaci koji nisu točni PROMOSAPIENS d.o.o. bez odlaganja briše ili ispravlja.

PROMOSAPIENS d.o.o. osobne podatke čuva u obliku koji omogućuje identifikaciju
ispitanika i to samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Iznimno, osobni podaci mogu se pohraniti i na dulja razdoblja ali samo ako će se isti obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe.

PROMOSAPIENS d.o.o. osobne podatke obrađuje isključivo na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera.

II. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA

Članak 5.

PROMOSAPIENS d.o.o. imenuje službenika za zaštitu podataka. Službenik za zaštitu
podataka imenuje se iz redova zaposlenika PROMOSAPIENS d.o.o.a.

Kontakt podatke službenika za zaštitu podataka PROMOSAPIENS d.o.o. objavljuje na oglasnoj ploči te o osobi imenovanoj za službenika obavještava nadzorno tijelo.

Službenik za zaštitu podataka obavlja poslove informiranja i savjetovanja odgovornih osoba PROMOSAPIENS d.o.o.a i njegovih zaposlenika koji neposredno obavljaju obradu osobnih podataka o njihovim obvezama iz Opće uredbe, prati poštivanje Uredbe te drugih odredaba Unije ili države članice o zaštiti, omoguće prava ispitanika te surađuje s nadzornim tijelom.

Službenik za zaštitu podataka dužan je čuvati povjerljivost svih informacija koje sazna u obavljanju svoje dužnosti.

III. OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Članak 6.

PROMOSAPIENS d.o.o. osobne podatke obrađuje samo i u onoj mjeri ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

• da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha
• da je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka
• da je obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza PROMOSAPIENS d.o.o.
• da je obrada nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe
• da je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju javnih ovlasti PROMOSAPIENS d.o.o.
  ili
• da je obrada nužna za potrebe legitimnih interesa PROMOSAPIENS d.o.o. ili treće strane, osim u slučaju kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Članak 7.

Privola kojom ispitanik PROMOSAPIENS d.o.o. daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose mora biti dobrovoljna, dana u pisanom obliku s lako razumljivim, jasnim i jednostavnim jezikom, jasno naznačenom svrhom za koju se daje i bez nepoštenih uvjeta.

Ako se radi o obradi osobnih podataka djeteta ispod dobne granice od 16 godina, privolu na način opisanom u stavku 1. ovog članka daje nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom (roditelj ili zakonski skrbnik djeteta).

Članak 8.

U postupku obrade osobnih podataka PROMOSAPIENS d.o.o. na odgovarajući način (pisano ili izravno usmeno) ispitaniku pruža sve informacije vezano uz obradu njegovih osobnih podataka, a osobito o svrsi obrade podataka, pravnoj osnovu za obradu podataka, legitimnim interesima PROMOSAPIENS d.o.o., namjeri predaji osobnih podataka trećim osobama, razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni, o postojanju prava ispitanika na pristup osobnim podacima te na ispravak ili brisanje osobnih podataka i ograničavanje obrade, prava na ulaganje prigovora i dr.

IV. PRAVA ISPITANIKA

Članak 9.

Ispitanik ima pravo uvida u osobne podatke sadržane u sustavu pohrane PROMOSAPIENS d.o.o. koji se na njega odnose.

Ispitanik ima pravo ispisa osobnih podataka sadržanih u sustavu pohrane koji se na njega odnose.

PROMOSAPIENS d.o.o. će bez odgađanja, na zahtjev ispitanika ispraviti netočne podatke koji se na njega odnose odnosno temeljem traženja ispitanika iste dopuniti.

PROMOSAPIENS d.o.o. će bez odgađanja, temeljem zahtjeva ispitanika, provesti brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose pod uvjetom da osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili ako ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji.

Ispitanik koji smatra da mu je povrijeđeno neko pravo zajamčeno Općom uredbom o zaštiti podataka ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava nadležnom tijelu.

Ispitanik ima pravo dobiti potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega te, ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i sljedećim informacijama: svrsi obrade, kategorijama osobnih podataka o kojima je riječ, primateljima ili kategorijama primatelja osobnih podataka, razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni, informacije o Vašim pravima i izvorima podataka ako nisu prikupljeni od ispitanika.

Ako se podaci prenose i obrađuju izvan EU, ispitanik ima pravo na informaciju o
odgovarajućim zaštitnim mjerama.

Kad je to moguće, ispitanik može dobiti kopiju osobnih podataka koji se obrađuju.

Članak 10.

U svrhu zaštite osobnih podataka PROMOSAPIENS d.o.o., u svim slučajevima kada je to moguće, a posebice prilikom javnog objavljivanja informacija sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama, provodi pseudonimizaciju podataka.

V. SUSTAV POHRANE

Članak 11.

PROMOSAPIENS d.o.o. prikuplja i obrađuje sljedeće vrste osobnih podataka:

• osobni podaci zaposlenika PROMOSAPIENS d.o.o.
• osobnih podataka korisnika usluga-poslovnih partnera PROMOSAPIENS d.o.o.
• osobnih podataka o kandidatima koji sudjeluju u natječajnom postupku za zasnivanje radnog odnosa
• osobnih podataka vanjskih suradnika.

Članak 12.

Za osobne podatke navedene u članku 11. ovog članka PROMOSAPIENS d.o.o. vodi evidenciju aktivnosti obrade koja se nalazi u prilogu ovog Pravilnika i smatra se njezinim sastavnim dijelom.

Evidencija aktivnosti obrade sadrži najmanje sljedeće podatke:

• ime i kontaktne podatke PROMOSAPIENS d.o.o., predstavnika PROMOSAPIENS d.o.o. i službenika za zaštitu podataka;
• svrha obrade
• opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka;
• kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni
• predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka
• opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera za zaštitu podataka.

Članak 13.

Direktor PROMOSAPIENS d.o.o. donosi odluku o osobama zaduženim za obradu i zaštitu osobnih podataka iz čl. 11. ovog Pravilnika.

VI. MJERE ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA

Članak 14.

Da bi se izbjegao neovlašteni pristup osobnim podacima, podaci u pisanom obliku čuvaju se u registratorima, u zaključanim ormarima, a podaci u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata zaposlenicima zaduženim za obradu podataka, te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.

Članak 15.

Osobe zadužene za obradu osobnih podataka dužne su poduzeti tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka koje su potrebne da bi se osobni podaci zaštitili od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.

Članak 16.

Ovaj Pravilnik objavljen je na oglasnoj ploči PROMOSAPIENS d.o.o.a dana 24.05.2018. god., a stupa na snagu dana 24.05.2018. god.

Promosapiens d.o.o.
po direktoru Dalibor Šumiga