POLITIKA PRIVATNOSTI I KOLAČIĆA

Članak 1.

Opće informacije

Promosapiens d.o.o. poštuje privatnost i štiti osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka – GDPR), Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i drugim primjenjivim propisima o zaštiti osobnih podataka i privatnosti u elektroničkim komunikacijama.

Ovom Politikom privatnosti i kolačića objašnjavamo koje osobne podatke obrađujemo, u koje svrhe i na kojim pravnim osnovama, kome ih možemo otkriti, koliko ih dugo čuvamo te koja prava imaju osobe čije osobne podatke obrađujemo.

Politika se primjenjuje kada Promosapiens d.o.o. nastupa kao voditelj obrade osobnih podataka. Kada osobne podatke obrađujemo u ime i prema uputama naših klijenata, postupamo kao izvršitelj obrade, a za informiranje ispitanika o takvoj obradi u pravilu je odgovoran odgovarajući klijent kao voditelj obrade.

Članak 2.

Voditelj obrade i službenik za zaštitu podataka

Voditelj obrade je:

Promosapiens d.o.o.
Sesvetska ulica 1
Planina Gornja, Zagreb
OIB: 88112372778
E-mail: info@promosapiens.hr

Promosapiens d.o.o. imenovao je službenika za zaštitu podataka.

Za sva pitanja u vezi sa zaštitom osobnih podataka i ostvarivanjem prava možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka na:

gdpr@promosapiens.hr

Članak 3.

Načela obrade osobnih podataka

Osobne podatke obrađujemo zakonito, pošteno i transparentno te samo u određene, izričite i zakonite svrhe.

Prikupljamo samo podatke koji su primjereni, relevantni i nužni za određenu svrhu, vodimo računa o njihovoj točnosti te ih ne čuvamo dulje nego što je potrebno.

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere radi zaštite osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, gubitka, izmjene, otkrivanja ili druge nezakonite obrade.

Članak 4.

Upiti i komunikacija

Kada nam se obratite putem elektroničke pošte ili drugog komunikacijskog kanala, možemo obrađivati podatke koje nam sami dostavite, primjerice ime i prezime, e-mail adresu, telefonski broj, naziv organizacije u kojoj radite, sadržaj komunikacije i druge podatke koje uključite u poruku.

Podatke obrađujemo radi odgovaranja na upit, vođenja komunikacije, poduzimanja radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora, izvršavanja ugovornog odnosa ili ostvarivanja našeg legitimnog interesa za vođenje poslovne komunikacije i organizaciju poslovanja, ovisno o okolnostima konkretnog slučaja.

Komunikaciju koja nije prerasla u poslovni ili drugi odnos u pravilu čuvamo najdulje 12 mjeseci nakon završetka komunikacije. Podaci se mogu čuvati dulje ako je to potrebno zbog poslovnog odnosa, zakonske obveze ili postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

Članak 5.

Klijenti, potencijalni klijenti, poslovni partneri i vanjski suradnici

U poslovnim odnosima možemo obrađivati identifikacijske i kontaktne podatke, podatke o radnom mjestu i organizaciji, podatke sadržane u poslovnoj komunikaciji, podatke potrebne za sklapanje i izvršavanje ugovora te druge podatke potrebne za poslovni odnos.

Takve podatke obrađujemo radi:

• sklapanja i izvršavanja ugovora i poduzimanja radnji prije njegova sklapanja;
• izvršavanja zakonskih obveza;
• vođenja poslovne komunikacije;
• organizacije, razvoja i zaštite našeg poslovanja;
• postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

Kada se obrada temelji na legitimnom interesu, naš legitimni interes može uključivati učinkovito upravljanje poslovnim odnosima, komunikaciju s postojećim i potencijalnim poslovnim partnerima, organizaciju poslovanja te zaštitu naših pravnih i poslovnih interesa.

Podatke čuvamo tijekom trajanja poslovnog odnosa, a nakon njegova završetka tijekom razdoblja potrebnog za ispunjavanje zakonskih obveza i zaštitu pravnih interesa, u skladu s primjenjivim rokovima čuvanja i zastare.

Članak 6.

Kandidati za zaposlenje

Kada nam osoba pošalje otvorenu molbu ili se prijavi na objavljeni natječaj za posao, možemo obrađivati podatke navedene u životopisu, prijavi i pratećoj dokumentaciji, kao što su ime i prezime, kontaktni podaci, podaci o obrazovanju, radnom iskustvu, kvalifikacijama i drugi podaci koje kandidat dobrovoljno dostavi.

Podatke obrađujemo radi provođenja postupka odabira kandidata i poduzimanja radnji na zahtjev kandidata prije eventualnog sklapanja ugovora o radu.

Prijave kandidata koji nisu odabrani čuvamo najdulje 6 mjeseci nakon završetka konkretnog postupka odabira, osim ako postoji druga odgovarajuća pravna osnova za dulje čuvanje.

Otvorene molbe koje nisu povezane s konkretnim natječajem u pravilu čuvamo najdulje 6 mjeseci od primitka.

Ako želimo podatke kandidata čuvati dulje radi mogućih budućih prilika za zaposlenje, za takvo ćemo čuvanje, kada je potrebno, zatražiti odgovarajuću privolu.

U pojedinim postupcima zapošljavanja možemo koristiti vanjske pružatelje usluga ili alate za zaprimanje i obradu prijava. Kandidatu će u takvom slučaju biti dostupne odgovarajuće informacije o obradi.

Članak 7.

Istraživanja

U okviru svoje djelatnosti Promosapiens može provoditi tržišna, bihevioralna, korisnička i druga istraživanja, uključujući istraživanja u kojima se koriste metode i tehnologije kao što su EEG, praćenje pogleda (eye tracking) i mjerenje elektrodermalne aktivnosti odnosno GSR-a.

Ovisno o konkretnom istraživanju možemo obrađivati podatke kao što su dob, spol, odgovori i rezultati istraživanja, podaci o ponašanju i reakcijama, podaci dobiveni korištenjem istraživačke opreme, identifikacijska oznaka odnosno kod te, kada je potrebno, ime i drugi identifikacijski podaci.

Ne prikupljaju se sve navedene kategorije podataka u svakom istraživanju.

Podatke obrađujemo u svrhu provedbe konkretnog istraživanja, analize i provjere rezultata te izrade istraživačkih nalaza. Pravna osnova određuje se za svaki projekt prema njegovoj prirodi i informacijama koje se daju sudionicima. Kada podatke prikupljamo neposredno od dobrovoljnih sudionika istraživanja, obrada se u pravilu temelji na njihovoj privoli, osim ako je za konkretnu obradu primjenjiva druga odgovarajuća pravna osnova o kojoj je sudionik prethodno informiran.

Kada konkretno istraživanje uključuje posebne kategorije osobnih podataka iz članka 9. GDPR-a, uz odgovarajuću pravnu osnovu iz članka 6. GDPR-a utvrđuje se i primjenjivi uvjet iz članka 9. GDPR-a. Kada je za takvu obradu potrebna izričita privola, obrada se provodi tek nakon njezina davanja.

Sudionicima se prije sudjelovanja pružaju informacije relevantne za konkretno istraživanje, uključujući informacije o podacima koji se prikupljaju, svrsi i pravnoj osnovi obrade te, kada je primjenjivo, posebne informacije koje nisu sadržane u ovoj općoj Politici.

Kada je to moguće i primjereno, podaci se pseudonimiziraju ili anonimiziraju. Pseudonimizirani podaci i dalje su osobni podaci i na njih se primjenjuje GDPR ako ih je uz pomoć dodatnih informacija moguće ponovno povezati s određenom osobom. Anonimiziranima se smatraju samo podaci kod kojih identifikacija ili ponovna identifikacija osobe više nije razumno moguća.

Podaci koji omogućuju identifikaciju ili ponovnu identifikaciju sudionika u pravilu se čuvaju najdulje 12 mjeseci nakon završetka konkretnog projekta. Mogu se čuvati dulje ako je to potrebno zbog metodologije istraživanja, ugovornih ili zakonskih obveza, provjere rezultata ili postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva, pod uvjetom da je potreba za duljim čuvanjem opravdana i dokumentirana.

Nakon isteka odgovarajućeg razdoblja podaci se brišu ili anonimiziraju kada je to moguće.

Kada sudionike pronalazi vanjska agencija ili drugi partner, Promosapiens može dobiti samo podatke potrebne za provedbu konkretnog istraživanja. Ovisno o projektu, identifikacijski podaci sudionika mogu ostati kod partnera koji provodi regrutaciju.

Članak 8.

Obrada osobnih podataka u ime klijenata

Promosapiens za svoje klijente može obavljati aktivnosti koje uključuju obradu osobnih podataka, primjerice u okviru marketinških projekata, nagradnih igara i natječaja, istraživanja i drugih usluga.

Kada klijent određuje svrhe i bitna sredstva takve obrade, klijent je voditelj obrade, a Promosapiens osobne podatke obrađuje kao izvršitelj obrade i prema dokumentiranim uputama klijenta.

U takvim slučajevima pravila obrade uređuju se odgovarajućim ugovorom ili drugim pravnim aktom sukladno GDPR-u.

Ako se zahtjev ispitanika odnosi na obradu koju provodimo isključivo u ime klijenta, sa zahtjevom postupamo u skladu s uputama odgovarajućeg voditelja obrade.

Članak 9.

Izvori osobnih podataka

Osobne podatke najčešće dobivamo neposredno od osobe na koju se odnose.

U određenim slučajevima podatke možemo dobiti od naših klijenata, poslovnih partnera, agencija za regrutaciju sudionika ili kandidata, drugih pružatelja usluga ili iz javno dostupnih poslovnih izvora.

Kada osobne podatke nismo dobili izravno od ispitanika, pružamo informacije o obradi u skladu s člankom 14. GDPR-a, osim u slučajevima u kojima se primjenjuje neka od iznimaka iz članka 14. stavka 5. GDPR-a.

Članak 10.

Je li davanje osobnih podataka obvezno?

Davanje osobnih podataka može biti dobrovoljno, ugovorno potrebno ili potrebno radi ispunjenja zakonske obveze, ovisno o svrsi obrade.

Kada nam se obraćate običnom elektroničkom poštom, sami odlučujete koje ćete podatke navesti, osim podataka koji su nužni kako bismo mogli razumjeti vaš upit i odgovoriti na njega.

Kada su određeni podaci potrebni za sklapanje ili izvršavanje ugovora, provođenje postupka zapošljavanja, sudjelovanje u istraživanju ili ispunjenje zakonske obveze, bez potrebnih podataka možda nećemo moći sklopiti ili izvršiti ugovor, razmotriti prijavu, omogućiti sudjelovanje u određenoj aktivnosti ili ispuniti odgovarajuću obvezu.

Kada se obrada temelji na privoli, davanje privole je dobrovoljno i osoba je može povući u bilo kojem trenutku.

Članak 11.

Primatelji osobnih podataka

Pristup osobnim podacima imaju samo osobe kojima je takav pristup potreban radi obavljanja njihovih poslova i koje su obvezne čuvati povjerljivost podataka.

Ovisno o svrsi obrade, osobni podaci mogu biti dostupni:

• pružateljima IT, cloud, komunikacijskih i drugih tehnoloških usluga;
• pružateljima usluga poslovne elektroničke pošte i pohrane podataka, uključujući Google Workspace;
• pružateljima hostinga i održavanja mrežne stranice;
• vanjskim računovodstvenim i drugim stručnim pružateljima usluga;
• partnerima koji sudjeluju u regrutaciji i provedbi istraživanja;
• klijentima, kada je to potrebno za provedbu konkretnog projekta i postoji odgovarajuća pravna osnova;
• pružateljima analitičkih i oglašivačkih usluga, uključujući Google, Meta i TikTok, kada su njihove tehnologije aktivne i kada postoji odgovarajuća pravna osnova odnosno potrebna privola;
• nadležnim tijelima kada smo podatke dužni dostaviti na temelju zakona.

Kada vanjski pružatelj obrađuje osobne podatke isključivo u naše ime, ugovorno ga obvezujemo na odgovarajuću zaštitu podataka u skladu s GDPR-om.

Članak 12.

Prijenosi osobnih podataka izvan Europskog gospodarskog prostora

Pojedini pružatelji tehnoloških, cloud, analitičkih ili oglašivačkih usluga mogu obrađivati osobne podatke izvan Europskog gospodarskog prostora.

Kada dolazi do takvog prijenosa, osiguravamo da postoji odgovarajući mehanizam prijenosa u skladu s GDPR-om, primjerice odluka Europske komisije o primjerenosti, uključujući EU-U.S. Data Privacy Framework kada je primjenjiv, standardne ugovorne klauzule Europske komisije ili drugi odgovarajući mehanizam predviđen GDPR-om.

Informacije o primjenjivom mehanizmu prijenosa i, kada je primjenjivo, načinu dobivanja preslike odgovarajućih zaštitnih mjera mogu se zatražiti putem adrese gdpr@promosapiens.hr.

Članak 13.

Razdoblja čuvanja

Osobne podatke ne čuvamo dulje nego što je potrebno za svrhu za koju su prikupljeni.

Konkretna razdoblja čuvanja navedena su u odgovarajućim dijelovima ove Politike kada ih je moguće unaprijed odrediti.

Za ostale podatke razdoblje čuvanja određujemo uzimajući u obzir:

• svrhu zbog koje su podaci prikupljeni;
• trajanje ugovornog ili poslovnog odnosa;
• zakonske obveze čuvanja;
• ugovorne obveze povezane s konkretnim projektom;
• primjenjive zastarne rokove;
• potrebu za postavljanjem, ostvarivanjem ili obranom pravnih zahtjeva;
• mogućnost anonimizacije podataka.

Po prestanku potrebe za daljnjim čuvanjem osobni se podaci brišu, anonimiziraju ili na drugi odgovarajući način uklanjaju iz aktivnih sustava, osim kada postoji zakonska ili druga odgovarajuća osnova za njihovo daljnje čuvanje.

Članak 14.

Sigurnost osobnih podataka

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere radi zaštite osobnih podataka, uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade te rizike za prava i slobode pojedinaca.

Mjere, ovisno o obradi, mogu uključivati kontrolu pristupa, individualne korisničke račune i autentifikaciju, zaštitu uređaja i informacijskih sustava, ograničavanje pristupa prema poslovnoj potrebi, sigurnosne kopije, pseudonimizaciju te druge odgovarajuće mjere.

Članak 15.

Prava ispitanika

Ovisno o okolnostima i pravnoj osnovi obrade, imate pravo:

• zatražiti pristup svojim osobnim podacima i dobiti njihovu kopiju;
• zatražiti ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih podataka;
• zatražiti brisanje osobnih podataka kada su za to ispunjeni uvjeti;
• zatražiti ograničenje obrade;
• uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu;
• u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka za potrebe izravnog marketinga, uključujući profiliranje povezano s takvim izravnim marketingom;
• zatražiti prenosivost podataka kada su za to ispunjeni uvjeti;
• povući privolu u bilo kojem trenutku kada se obrada temelji na privoli.

Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade provedene na temelju privole prije njezina povlačenja.

Prava nisu apsolutna i njihova primjena ovisi o okolnostima i pravnoj osnovi konkretne obrade.

Za ostvarivanje prava ili pitanja o obradi osobnih podataka možete se obratiti na:

gdpr@promosapiens.hr

Ako je to potrebno radi zaštite osobnih podataka, možemo zatražiti dodatne informacije potrebne za potvrdu identiteta podnositelja zahtjeva.

Na zahtjeve odgovaramo u rokovima propisanim GDPR-om.

Članak 16.

Pravo na pritužbu

Ako smatrate da se vaši osobni podaci obrađuju protivno propisima o zaštiti osobnih podataka, imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu:

Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP)
Ulica Metela Ožegovića 16
10 000 Zagreb
E-mail: azop@azop.hr
www.azop.hr

Prije obraćanja Agenciji možete nam se obratiti na gdpr@promosapiens.hr kako bismo pokušali riješiti vaš zahtjev, ali prethodno obraćanje Promosapiensu nije uvjet za podnošenje pritužbe Agenciji.

Članak 17.

Automatizirano donošenje odluka

Promosapiens ne donosi odluke koje proizvode pravne učinke za pojedinca ili na njega na sličan način značajno utječu isključivo na temelju automatizirane obrade, uključujući izradu profila, u smislu članka 22. GDPR-a.

Članak 18.

Kolačići i slične tehnologije

Na našoj mrežnoj stranici koristimo kolačiće i slične tehnologije.

Kolačići su male datoteke ili drugi podaci koji se pohranjuju na uređaj korisnika ili kojima se pristupa putem uređaja prilikom korištenja mrežne stranice.

Koristimo sljedeće osnovne kategorije:

Nužni kolačići potrebni su za osnovno i sigurno funkcioniranje mrežne stranice. Za njihovu uporabu nije potrebna privola kada su ispunjeni zakonski uvjeti za takvu iznimku.

Analitički kolačići omogućuju nam razumijevanje načina na koji posjetitelji koriste mrežnu stranicu, primjerice koje stranice posjećuju i kako se kreću kroz stranicu. Koriste se samo nakon odgovarajuće privole.

Marketinški kolačići i slične tehnologije koriste se za mjerenje učinkovitosti oglašavanja, povezivanje aktivnosti korisnika s oglašivačkim kampanjama i, ovisno o korištenoj platformi, prikaz relevantnijeg oglašavanja. Koriste se samo nakon odgovarajuće privole.

Za analitiku i oglašavanje možemo koristiti usluge Googlea, Mete i TikToka kada su pojedine tehnologije aktivne na mrežnoj stranici. Aktualno aktivne tehnologije, njihova svrha, pružatelji odnosno primatelji i trajanje dostupni su u alatu „Postavke kolačića”.

Članak 19.

Upravljanje privolom za kolačiće

Prilikom prvog posjeta mrežnoj stranici korisniku se prikazuje alat za upravljanje kolačićima putem kojeg može:

• prihvatiti sve nenužne kolačiće;
• odbiti sve nenužne kolačiće;
• prilagoditi izbor prema kategorijama.

Nenužni kolačići i slične tehnologije za koje je potrebna privola ne aktiviraju se prije nego što korisnik da odgovarajuću privolu.

Korisnik svoju odluku može naknadno promijeniti ili povući putem poveznice „Postavke kolačića” dostupne na mrežnoj stranici.

Povlačenje privole mora biti jednako jednostavno kao njezino davanje.

Odbijanje nenužnih kolačića ne onemogućuje korištenje osnovnih funkcionalnosti mrežne stranice.

Članak 20.

Podaci o pojedinim kolačićima

Aktualan popis kolačića i sličnih tehnologija koje mrežna stranica koristi dostupan je putem alata „Postavke kolačića”.

Za pojedine kolačiće prikazuju se, prema dostupnim informacijama, naziv kolačića, pružatelj odnosno domena, svrha, kategorija i razdoblje trajanja.

Popis se može mijenjati kada uvedemo, uklonimo ili izmijenimo tehnologije na mrežnoj stranici. Redovito provjeravamo da prikazane informacije odgovaraju tehnologijama koje se stvarno koriste.

Članak 21.

Vanjske mrežne stranice i usluge

Naša mrežna stranica može sadržavati poveznice na mrežne stranice, društvene mreže ili druge usluge trećih strana.

Nakon napuštanja naše mrežne stranice obrada osobnih podataka podliježe pravilima privatnosti odgovarajućeg pružatelja usluge. Preporučujemo da prije korištenja takvih usluga pročitate njihove informacije o privatnosti.

Članak 22.

Izmjene Politike

Ovu Politiku možemo povremeno izmijeniti radi usklađivanja s promjenama naših aktivnosti obrade, tehnologija koje koristimo ili primjenjivih propisa.

Aktualna verzija uvijek će biti dostupna na našoj mrežnoj stranici, uz naznačen datum posljednjeg ažuriranja.

Ako bi izmjena uključivala novu svrhu obrade ili drugu promjenu za koju je prema GDPR-u potrebno dodatno informiranje ili nova pravna osnova, poduzet ćemo potrebne korake prije početka takve obrade.

Članak 23.

Primjena Politike

Ova Politika primjenjuje se od 18.9.2026.

Objavom ove Politike na mrežnoj stranici ona postaje važeća javna obavijest o obradi osobnih podataka i u toj funkciji zamjenjuje prethodno javno objavljeni Pravilnik o obradi i zaštiti osobnih podataka od 24. svibnja 2018. godine.

Promosapiens d.o.o.